Mange foreninger er vant til at bruge dropbox, som kan sættes op som mappe på ens egen computer — referater, vedtægter, regnskaber og alt det andet, der holder foreningen kørende er altid tilgængeligt. Med SharePoint kan det være lidt besværligt at skulle åbne en browser, logge ind og navigere rundt, hver gang man skal finde en fil. Heldigvis kan du sætte det op, så SharePoint-mapperne dukker op direkte på din computer — præcis ligesom de filer, du normalt gemmer på skrivebordet.
Hvad sker der egentlig?
Når du bruger SharePoint (det er Microsofts måde at dele og gemme filer i skyen på), ligger filerne online. Men via OneDrive — som er Microsofts program til at synkronisere filer — kan du få dem til at dukke op som helt almindelige mapper på din computer. Det er lidt ligesom at have foreningslokalet’s dokumentskab stående derhjemme i din stue: du kan hente og lægge ting tilbage, og alle andre i foreningen ser det samme.
Har jeres forening f.eks. ét dokumentlager til bestyrelsen og et andet til aktivitetsudvalget, kan du få dem begge til at ligge som separate mapper på din computer — uden at åbne en browser.
Sådan gør du — trin for trin
Trin 1: Åbn SharePoint-biblioteket i din browser Gå til det SharePoint-bibliotek, du vil have som mappe. Det er typisk en adresse der ligner jeresforening.sharepoint.com/...
Trin 2: Klik på “Synkroniser” Øverst i biblioteket finder du en knap der hedder Synkroniser (den kan også stå som et lille ikon med to pile). Klik på den.
Trin 3: Tillad at OneDrive åbner Din browser spørger om det er okay at åbne OneDrive. Sig ja. Hvis du ikke har OneDrive installeret endnu, kan du hente det gratis fra Microsofts hjemmeside.
Trin 4: Vent et øjeblik OneDrive sætter nu mappen op på din computer. Du finder den i Stifinder (Windows) eller Finder (Mac) under et navn der ligner din organisations navn.
Gentag for hvert bibliotek Har I flere SharePoint-biblioteker — f.eks. ét til bestyrelsen og ét til frivillige — gentager du bare trin 1-3 for hvert af dem. De dukker alle op som selvstændige mapper.
Et par ting, det er godt at vide
Filerne er ikke “rigtig” på din computer — de hentes fra skyen, når du åbner dem. Det betyder, at du skal have internet for at arbejde i dem. Vil du gerne have adgang uden internet, kan du højreklikke på en mappe i Stifinder og vælge “Behold altid på denne enhed”.
Gem altid via den synkroniserede mappe, ikke ved at hente filen og gemme den et andet sted. Ellers risikerer du at arbejde i en gammel kopi, mens den rigtige version ligger et andet sted.
Klar til at prøve?
Når det er sat op, er det faktisk en af de ting, der gør hverdagen markant lettere — og som de fleste i bestyrelsen hurtigt vænner sig til. Det kræver ingen IT-erfaring at komme i gang.
Hos ForeningsCloud hjælper jeg gerne, hvis I går i stå undervejs, eller hvis I er usikre på, hvilke biblioteker der giver mening at synkronisere for jeres forening. Du er altid velkommen til at række ud til mig.
Skriv et svar