TASKPLAN
Alle foreningens opgaver – samlet ét sted
Ét fælles overblik over de opgaver, der kommer igen hvert år. Lige der, hvor I allerede arbejder: i Microsoft Teams, SharePoint eller som Web-app.
TaskPlan er dokumentation af foreningens opgaver og struktur – tilpasset til hvordan frivillige foreninger arbejder og er struktureret.
Modulet gør det nemt og overskueligt at organisere foreningens opgaver på roller og frivillige. Så opgaver ikke falder mellem to stole og ikke glemmes når frivillige udskiftes.
funktioner
Overblik over funktioner
TaskPlan er et opgave-system. Men den tager skridtet videre end andre systemer og hjælper foreningen med at fordele opgaver i organisationen, så ingen er i tvivl om deres opgaver.
Dokumentér opgaver
Gør det nemt og overskueligt at dokumentere foreningens opgaver
Organisations-diagram
Organiser roller og aktiviteter i et organisationsdiagram så der ikke er tvivl om ansvar, ledelse og kontaktpersoner
Roller
Knyt opgaver til roller og ikke til frivillige, så roller nemt kan overtages hvis der er udskiftning i foreningen
Få overblik
Når opgaver er indtastet i systemet genereres rapporter over hvilke frivillige der har meget på deres skuldre – og hvornår
Drejebog og årshjul
Få vist opgaver i et format de frivillige nemt kan overskue og forstå.
Et levende redskab
Drejebøger og årshjul i excel og word er svære at vedligeholde og bliver glemt. Her er årshjulet levende og kan nemt rettes til.
Organisations-diagrammet
Organisationsdiagrammet giver et hurtigt overblik over foreningens afdelinger og de aktiviteter der hører til hver afdeling.
Strukturen hjælper foreningen med at sætte ansvarlige på, så det er klart hvem foreningens frivillige skal gå til.
Opgaverne
Opgaverne vises på den måde i finder mest overskuelig. Som liste, tidslinje eller i et rundt årshjul. Det vigtigste er at skabe et struktureret overblik for både den enkelte frivillig og det udvalg/team den frivillige er en del af.
Udvalg og Teams
Visualiser nemt hvem der ejer opgaverne for en given aktivitet. Med Team-visningen for aktiviteter kan man få et overblik over alle de involverede, og nemt trække opgaver imellem.
Udlevering af opgavebeskrivelser
Forestil jer at kunne udlevere en komplet opgavebeskrivelse når nye frivillige starter.
Med eksport modulet kan opgaverne nemt deles som dokument, og udleveres til nye frivillige og til dem der blot hjælper til et enkelt arrangement.
I ejer jeres egen data
I ejer selv jeres data! Hvis I en dag ønsker at skifte system, tage backup eller eksportere data ligger det altid ved jer. De indbyggede funktioner i Microsoft 365 gør det nemt og hurtigt at eksportere data til Excel og ønsker I visualisering af data ligger det allerede i et format der gør det nemt at oprette rapporter.
Integreret i jeres 365
Da systemet bygger oven på Microsoft 365 er det nemt at integrere data med resten af systemet. TaskPlan snakker allerede godt sammen med de andre forenings-moduler, og data kan også bruges i andre grene af jeres løsning.
Modulet kan er integreret direkte i SharePoint og Teams, og der er derfor ikke nye logins der skal laves og apps der skal hentes for at komme i gang.
Funktioner inkluderet
Følgende grundlæggende funktioner er inkluderet i modulet
Organisations-opbygning
Modulet gør det muligt at fordele foreningens opgaver på roller, aktiviteter og afdelinger.
Dette giver dokumentation for hvor i foreningen en opgave hører til, hvor hvem der er ansvarlig for opgaven.
For mange foreninger er dette en god mulighed for at få overblik over hvilke opgaver der fx ligger i bestyrelsen – og hvilke der ikke bør.
Fordeling i team
Når opgaver og roller er indtastet kan frivillige nemt tildeles roller. Det er muligt at få overblik pr. team og efterfølgende rykke opgaver rundt internt i teamet.
Årshjul og tidslinje
Opgaver vises som liste, tidslinje eller årshjul. Alt efter hvilket overblik der er behov for.
Rapporter
En række grundlæggende rapporter er inkluderet i modulet.
Bl.a. belastning pr frivillige, hvor bestyrelse eller ledelse kan se hvilke frivillige der har flest opgaver, samt tidspunkter for spidsbelastning i foreningen.
Samlet oversigt pr. frivillig
Der genereres et unikt overblik for den enkelte frivillig. Har den frivillige flere roller i foreningen, vil opgaverne være samlet her.
Integrationer og udvidelser
Modulets opbygning gør det nemt at trække data ind i andre dele af Microsoft365-systemet – fx PowerBI til dashboards og afrapportering.
Derudover kan der laves automatiseringer via Power Automate eller andre platforme.
Hvis det ønskes kan der laves integrationer til klubbens andre IT systemer
Hvilke konkrete udfordringer løser TaskPlan
Rod i eller mangel på dokumentation af opgaver – Et bestyrelsesmedlem eller en frivillig stopper, og overblikket forsvinder med.
Opgaver der bliver glemt – Hvornår er det vi plejer at sende budget og har de nye husket det?
Manglende overblik over frivilliges tidsforbrug – Hvor meget laver de enkelte frivillige egentlig, og er der nogen der sidder med for mange opgaver?
Opgavebeskrivelser ved rekruttering – En god start i foreningen, eller introduktion til events og stævner.
Manglende overblik over organisationen – Hvem har ansvaret for opgaverne, og hvilke aktiviteter og opgaver løfter foreningen?
Personafhængighed – Viden om “Hvordan vi plejer at gøre” sidder i hovedet på én frivillig, eller en gammel mail.